Administration des ventes

L’ADV a pour mission d’assurer le suivi et la coordination « administratif » des missions vendues : contractualisation, imputation et affectation des ressource utilisées pour réaliser les prestations, facturation et paiement.

L’ADV prépare et diffuse les différents supports de pilotage et de reporting relatifs aux missions vendues.

L’ADV intervient sur toutes les missions (initiales et prolongations) et sur tous les comptes.

Il intervient en bonne coordination avec le commercial, le responsable de compte et/ou le responsable du customer success, qui ont la charge du compte.

Ses activités

Gestion et contractualisation des missions

• Récupérer les Bons de commande auprès des clients
• Contractualiser les contrats standards avec les sous-traitants (indépendants ou partenaires)
• Assurer le reporting des nouvelles missions et les prolongations

Gestion administrative et facturation

• Contrôle et/ou réalise la mise à jour des outils de suivi administratif (Fluxode), comptable (Sage) et métier (Pipedrive) avec les nouvelles missions (yc prolongations) et les nouvelles ressources (salariés et externes)
• Suivre la déclaration des temps et relancer les retardataires en fin de mois
• Intégrer en début de mois les temps mensuels dans le fichier de suivi des missions
• Éditer les états de facturation mensuelle par client, les faires valider aux responsables de compte ou chefs de projet, puis les envoyer pour information au client et à la compta pour facturation
• Gérer et suivre les impayés ou litiges éventuels
• Anticiper et contractualiser les prolongations de missions
• Échanger directement avec les clients en cas de sollicitations sur des problématiques relevant de l’ADV (bon de commande, contrat, CRA, facture, avoir, …) en bonne coordination avec le commercial et responsable de compte / responsable du customer success.

Revues mensuelles de compte

• Préparer les indicateurs de suivi financier et contractuel des missions sur chaque compte pour les revues mensuelles

Compétences techniques

• Bonne maîtrise des ERP et logiciels de gestion de commandes (SAP, SalesForce…)
• Excellente maîtrise des outils de bureautique et notamment de tableurs
• Connaissance des bases de la comptabilité

Aptitudes opérationnelles

• Rigueur
• Capacités d’adaptation
• Sens de la négociation
• Capacité à prioriser
• Qualités relationnelles
• Esprit d’initiative
• Force de proposition
• Capacités rédactionnelles

L’ADV est sous la responsabilité fonctionnel du Directeur des Opérations.